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Nova Vaga de Emprego: Auxiliar Administrativo, para se juntar
a equipe de trabalho da UNFPA Moçambique.
Missão
e Objetivos
O
Fundo de População das Nações Unidas (UNFPA) atua como agência especializada da
ONU para questões relacionadas à saúde reprodutiva e populações vulneráveis.
Com a missão de ampliar o acesso universal à saúde sexual e reprodutiva,
incluindo planejamento familiar e maternidade segura, o UNFPA visa garantir
direitos e oportunidades para mulheres e jovens, promovendo mudanças
significativas e seguras.
Presente
em mais de 150 países, a organização trabalha em colaboração com governos,
agências da ONU, sociedade civil e o setor privado para criar impacto positivo,
principalmente entre as comunidades mais carentes. Por meio de dados
populacionais, assistência técnica, formulação de políticas e capacitação
nacional, o UNFPA ajuda a construir um mundo onde todas as gravidezes sejam
desejadas, todos os partos sejam seguros e cada jovem tenha seu potencial
realizado.
Contexto
O(a)
Assistente Administrativo(a) será responsável por fornecer suporte eficaz à
unidade de operações, garantindo a facilitação de atividades administrativas e
logísticas. Ele(a) desempenhará um papel central na promoção de um ambiente de
trabalho voltado para o cliente, com foco em qualidade, eficiência e
resultados.
Descrição
das tarefas
Apoio
Operacional:
- Implementar práticas
administrativas e de gestão de viagens de alta qualidade, garantindo a
conformidade com as normas, regulamentos e políticas da ONU/UNFPA.
- Gerenciar viagens, locação de
veículos e organização de eventos, garantindo alinhamento aos
procedimentos internos.
- Dar suporte na otimização de
processos administrativos e na revisão dos Procedimentos Operacionais
Padrão (SOPs), indicando melhorias e adaptações.
- Coordena a tramitação de
pagamentos através de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos,
como o AODOC.
- Monitorar e gerenciar o estoque
de material de escritório e serviços públicos.
Viagens, Administração e Logística:
- Assistir a equipe em todas as
necessidades administrativas relacionadas a viagens e transporte.
- Analisar especificações de
serviços/bens a serem contratados, como transporte, catering, e locação de
espaços para eventos.
- Realizar aquisições de
passagens aéreas e veículos, garantindo conformidade com as normas do
UNFPA.
- Avaliar propostas de
fornecedores e recomendar escolhas selecionadas para necessidades
organizacionais.
- Processar pedidos de compra
relacionados a viagens, transporte e subsídios diários, respeitando as
políticas vigentes.
- Prover suporte administrativo e
logístico para reuniões, conferências e eventos.
- Verificar a obtenção de bens e
serviços adquiridos, garantindo conformidade com as especificações e
registrando detalhes.
- Gerir e atualizar listas de
fornecedores de serviços administrativos.
- Auxiliar de organização e
manutenção de arquivos físicos e eletrônicos do escritório.
- Realizar inspeções e
verificação de ativos, quando solicitado, e atuar como ponto focal
alternativo para rastreamento de remessas.
Gestão
de Serviços e Contratos:
- Apoiar a manutenção e gestão de
acordos administrativos em conformidade com os regulamentos do UNFPA.
- Auxiliar na elaboração e gestão
de contratos e cartas autorizadas pela gerência.
- Manter registros precisos e
atualizados de contratos administrativos e acordos de longo prazo (LTAs).
- Estabelecer contato com
fornecedores e departamentos internos para solucionar problemas ou dúvidas
relacionadas à prestação de serviços.
- Acompanhar e processar faturas
de serviços administrativos e responder prontamente às ofertas de outros
departamentos.
Outras atividades:
- Executar tarefas adicionais
designadas por Chefia, Gerente de Operações ou Associado de Logística e
Administração.
Critérios de Elegibilidade
- Idade: 18 a 80 anos.
- Nacionalidade: Candidatos devem ser nacionais
ou residentes legais no país da designação.
- Formação: Bacharelado em Administração
de Empresas, Gestão Pública ou áreas correlatas.
Idiomas:
- Português:
Nível nativo (obrigatório).
- Inglês:
Nível fluente (obrigatório).
Experiência:
- Mínimo de 3 anos de experiência
relevante em administração, compras ou logística, preferencialmente em
contextos multiculturais.
- Experiência com sistemas ERP
(ex.: PeopleSoft, Oracle, SAP) será considerada um diferencial.
Competências Funcionais de Auxiliar Administrativo:
- Proeficiência em gestão de
dados, documentos e fluxo de informações.
- Habilidades organizacionais e
capacidade de priorização para atender às necessidades da equipe.
- Conhecimento de práticas
administrativas e logísticas modernas.
Competências Essenciais:
- Orientação
para resultados.
- Capacidade de trabalhar em
equipe.
- Comunicação eficaz e impacto
estratégico.
- Pensamento
analítico e inovação.
Valores:
- Comprometimento com os
princípios da ONU/UNFPA.
- Integridade e respeito à
diversidade cultural.
- Adaptabilidade e acessibilidade
de mudanças.
Áreas de Especialização:
- Administração, gestão de
instalações, logística e inventário.
Local de Trabalho
- Maputo,
Moçambique
Essa é uma oportunidade única para integrar uma equipe comprometida com a transformação social e o avanço dos direitos reprodutivos em Moçambique. Se você deseja contribuir para um mundo mais justo e inclusivo, inscreva-se já!
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