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Novas vagas de emprego para Secretarias de Administração, a se juntar a equipe de trabalho da CBE Southern, em Moçambique.
Descrição da Vaga
Estamos
à procura de uma Secretaria de Administração altamente qualificada e proativa
para se juntar a um de nossos clientes. O candidato ideal deve ter/possuir
habilidades excepcionais de comunicação, ser capaz de gerenciar múltiplas
tarefas simultaneamente e trabalhar de forma eficaz em um ambiente dinâmico e
acelerado.
Requisitos
- Formação superior em
Administração, Secretariado, Comunicação, Linguística, Direito,
Administração Pública/Empresarial ou áreas correlacionadas;
- Mínimo de 3 a 5 anos de
experiência como secretário executivo, preferencialmente em grandes
empresas;
- Possuir/ter
excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, gestão eficiente
do tempo, atenção meticulosa aos detalhes e habilidades organizacionais
excepcionais;
- Proficiência em ferramentas de
escritório, como Microsoft Office;
- Possuir conhecimentos de
informática na óptica do utilizador;
- Conhecimento de sistemas de
gestão de informação;
- Conhecimentos de sistemas de
gestão documental;
- Compreensão de normas e
procedimentos internos;
- Ter/possuir fluência em
português e inglês (fluência em outros idiomas é um diferencial).
Funções de Secretaria de Administração
- Organizar e executar as
atividades do secretariado, priorizando demandas, acessos e suporte ao
conselho de administração, atuando como facilitador na relação do
executivo em tarefas programadas (preparação de materiais, apresentações,
eventos, pendências e outros);
- Promover a racionalização dos
custos e utilização dos recursos materiais e humanos do Gabinete de
Secretariado, através do provisionamento adequado, controle e
acompanhamento de despesas e gestão eficiente das equipes subordinadas,
assegurando o bom uso e conservação dos meios disponibilizados;
- Coordenar e gerenciar a agenda
do Conselho de Administração, incluindo o agendamento de reuniões,
compromissos e eventos importantes;
- Priorizar e ajustar a
programação conforme necessário, garantindo a eficiência e eficácia do
tempo do Conselho de Administração;
- Preparar
materiais e documentos essenciais para reuniões do conselho, comitês e
outras reuniões executivas;
- Organizar/coordenar
a logística das reuniões, incluindo a reserva de salas, equipamentos e
suporte técnico;
- Redigir, revisar e distribuir
atas de reuniões e realizar seguimentos das ações decididas;
- Certificar cópias atualizadas
dos estatutos, das deliberações da administração e dos lançamentos nos
livros sociais da empresa, bem como controlar que as cópias sejam
entregues aos solicitantes que as tenham requerido;
- Realizar todos os procedimentos
necessários em casos de viagens ou eventos, tais como: reserva de
passagem, hotel, aluguel de carros entre outros, utilizando ferramentas
administrativas adequadas para cada necessidade, controlando comprovativos
e verificando o atendimento;
- Expedir, receber e controlar
correspondências e encomendas entre a sede da empresa e suas
representações com máxima competência e profissionalismo, mantendo sigilo
absoluto sobre as informações tratadas;
- Assegurar o economato do
secretariado e aquisição de outros artigos de consumo corrente, prestando
apoio logístico e administrativo;
- Gerir o fundo de maneio
atribuído, bem como os meios de comunicação de reserva;
- Garantir as condições de
habitabilidade das residências do conselho de administração em coordenação
com a governanta.
CANDIDATAR-ME A VAGA PARA MAPUTO
CANDIDATAR-ME A VAGA PARA TETE
Prazo:
05 de Agosto de 2024
Local:
províncias de Maputo e Tete, em Moçambique.
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